Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

  • Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
  • В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
  • В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
  • Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

  • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
  • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

Как ответить на обращение граждан?

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

  • Болезнь сотрудника;
  • Отпуск;
  • Увольнение;
  • Командировка;
  • Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Срок ответа на письменную претензию по закону о защите прав потребителей.

Как составить ответ на представление Прокуратуры об устранении нарушений, .

Как составить ответ на требование о предоставлении документов в налоговую, читайте по ссылке: https://potreb-prava.com/dokumenty/otvety-na-obrashheniya/obrazec-otveta-na-trebovanie-o-predostavlenii-dokumentov-v-nalogovuyu.html

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

  • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
  • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?



Как оформить письмо-ответ правильно

Форма ответа может быть:

  • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
  • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Какие возможны виды

Условно письмо-ответ на запрос можно подразделить на 2 основные разновидности:

Вид
Положительный ответ на запрос В таком письме организация, куда поступил запрос, выражает свое согласие на предоставление истребуемой информации
Отрицательный ответ Наоборот, в письме будет содержаться мотивированный отказ от предоставления запрашиваемых сведений
  • Основное отличие этих разновидностей писем – в их содержании.
  • Так, если письмо содержит положительный ответ, в его тексте будет содержаться максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный в запросе вопрос (с указанием ссылок на правовые акты, при необходимости).
  • В конечном счете, у обратившегося контрагента не должно оставаться каких-либо вопросов, если ответ действительно был дан по существу и в полной мере.

Отрицательный же ответ более краткий, но и он должен содержать мотивированную формулировку, включающую не только причины отказа, но и перечень оснований. Также в отрицательном письме должны содержаться условия, при соблюдении которых организация, сделавшая запрос, сможет все-таки получить нужные сведения.

Как правильно составить и его образец

  1. Перед составлением ответа следует проинформировать заявителя любым удобным способом о получении запроса по указанным в нем (запросе) контактам – телефону, электронной почте или иным образом.
  2. Далее следует приступить непосредственно к оформлению документа.
  3. Бланк письма можно .

  4. Оформление производится:
  • либо на фирменном бланке организации, предусмотренном для ответов на запросы;
  • либо в свободной форме.

Фирменный бланк, как правило, уже содержит в “шапке” наименование организации, дающей ответ, ее юридический адрес, телефон руководителя и поля для простановки исходящего номера документа и даты его составления.

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Слева вверху необходимо написать полное название предприятия, дающего ответ, с указанием организационно-правовой формы, адрес нахождения, контактный телефон, дату и номер исходящего документа, а также его наименование – “Ответ на письмо-запрос (номер письма) от (дата регистрации запроса)”.

В правом же верхнем углу ставится должность и ФИО должностного лица, кому направляется ответ, и наименование организации, куда он направляется.

  1. Обращение к должностному лицу.

По центру пишется обращение к лицу, которому направляется ответ. Например, “Уважаемая Марина Сергеевна”.

Далее нужно написать сам ответ на запрос – положительный или отрицательный (подробности написания формулировки см. далее).

Если в ответе на запрос требуется предоставить заявителю копии каких-либо документов, следует указать их перечень.

  1. Подпись, расшифровка подписи директора организации, давшей ответ.

Положительно

Положительная формулировка ответа должна содержать:

  • реквизиты самого запроса (дата и номер его регистрации);
  • пару слов о запросе (основная суть);
  • непосредственно сам ответ.

К примеру, при запросе покупателем расценок на товары можно ответить следующим образом:

“В ответ на Ваш запрос от 18 ноября 2017 года № 05-03/273 о предоставлении прайс-листа на новую коллекцию обуви “MaxStyle”, направляем в Ваш адрес актуальный прайс-лист (см. приложение на 5 листах)”.

Читайте также:  Подлежит ли возврату мебель по индивидуальному заказу?

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Отрицательно

При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать:

  • как и при положительном ответе – реквизиты и краткую суть сделанного запроса;
  • причину, на основании которой отклоняется просьба;
  • обоснование причины (со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты).

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Особенности

Существуют особенности заполнения и отправки официальных ответов на запросы в специфических ситуациях.

На английском

Если организация взаимодействует с иностранными партнерами, возможно, что потребуется вести деловую переписку на английском языке.

В этом случае потребуются стандартные фразы-клише:

Фраза-клише на английском Перевод на русский
Dear Mr. Walker Уважаемый мистер Уолкер
In reply to your letter asking for information about… В ответ на Ваш запрос о предоставлении информации о…
I feel delighted to inform you… С радостью сообщаю Вам…
I regret to inform you… С сожалением сообщаю Вам…
Please, inform me if I can be of any further assistance Пожалуйста, сообщите, если я смогу еще чем-то Вам помочь

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

О предоставлении документов

Запрос о предоставлении документов должен содержать:

  • перечень испрашиваемой документации с указанием количества нужных экземпляров;
  • сведения об оплате за предоставление копий (если оплата требуется);
  • адрес заявителя, куда будет направлена документация;
  • ссылку на нормативный акт, содержащий право (или обязанность) лица, которому направляется запрос, выдавать какие-либо документы.

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информацииФормулировка ответа стандартная – если заявитель имеет право получить бумаги, организация направит положительный ответ, в противном случае – отрицательный.Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

В банк

Банк обязан предоставлять определенную информацию по требованию государственных органов, судебных приставов, СК РФ, ФНС, судов и др.

Ответы на запросы те же – положительные или отрицательные. При отрицательном ответе банк укажет ссылки на законы, регламентирующие отказ в предоставлении сведений о каком-либо клиенте (см. ниже).

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности. Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа. Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

  • Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информацииВ адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
  • В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
  • В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
  • В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
  • В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
  • В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информацииСоставление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс). В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
  2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.
  • Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  • Составление «тела» документа. Содержание ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  • Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  • Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.
  • Как ответить?

    Положительно

    Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информацииООО «Силуэт» Генеральному директору

    г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

    тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

    ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

    Ответ на информационное письмо прокуратуры

    Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

    Читайте также:  Образец жалобы в Верховный суд РФ по гражданскому делу

    Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

    Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

    Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

    Письмо о предоставлении информации

    • В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.
    • или — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание.
    • С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям.

    Как грамотно ответить прокуратуре на запрос документов

    Поэтому предоставление «Приказа о его назначении» не представляется возможным; — Образец печати представляется; — Согласно Уставу Местной религиозной организации источниками финансирования являются: добровольные пожертвования членов, участников и последователей религиозной организации и т. д. (перечислить как в Уставе).

    Как написать ответ на запрос в прокуратуру образец

    Избежать формальной отписки можно, изложив все важные обстоятельства и подкрепив просьбу ссылкой на законодательство.

    В каких случаях пишется письмо в прокуратуру Как написать письмо в прокуратуру Образец письма в прокуратуру В каких случаях пишется письмо в прокуратуру В соответствии с федеральным законом «О прокуратуре РФ» № 2202-1 от 17.01.1992 прокуратура призвана контролировать соблюдение законности органами власти, а также государственными и коммерческими организациями.

    Как Написать Ответ на Запрос в Прокуратуру Образец

    Образец ответа на «требование» прокуратуры Можете смело предоставлять документы в срок Юридические Услуги/ Консультации On-line:+7 953 670 11 60 Ответ на запрос о предоставлении информации На бланке отвечающей организации почтового адреса, номеров телефонов (должность, Ф. .

    Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму: Ответ на запрос о предоставлении информации Статистическая и иная информация, документы (в том числе электронные документы, подписанные электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации), справки и другие материалы или их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций, представляются по требованию прокурора безвозмездно в течение пяти рабочих

    [1]

    Образец ответа на «требование» прокуратуры

    День 3 и 41Алексей ЛедяевПастор церкви «Новое поколение»Новые начала1InVictory ЮморХристианский юмор: избранноеЮмор по пятницам: Иева и жертвенный казненок1Сергей ГоловинАпологетСекрет успеха21Алексей ЛедяевПастор церкви «Новое поколение»Слава Богу за современные технологии.

    Примерная форма ответа на требование прокурора о предоставлении документов (документы передавались органам прокуратуры ранее в связи с проведением проверки) (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

    Настоящая форма разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 17 января 1992 г. N 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации»

    Прокурору [ вписать нужное ][ Ф. И. О. полностью ]

    от: [ Наименование/Ф. И. О. полностью ][ адрес, телефон, факс, адрес электронной почты ]

    Ответ на требование прокурора о предоставлении документов(документы передавались органам прокуратуры ранее в связи с проведением проверки)

    [ Число, месяц, год ] [ мной/наименование организации ] было получено требование от [ число, месяц, год ] о предоставлении следующих документов, необходимых для проведения прокурорской проверки: [ перечислить наименования истребуемых документов в соответствии с требованием прокурора ].

    Настоящим в соответствии с пунктом 2.4 статьи 6 Федерального закона от 17 января 1992 г.

    N 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» уведомляем Вас о том, что указанные документы [ число, месяц, год ] предоставлялись прокурору [ вписать нужное ] [ Ф. И. О.

    ] в рамках проведения проверки [ указать сведения о проводимой проверке, в рамках которой передавались документы ]. На настоящий момент ранее переданные документы имеют актуальный характер.

    [ число, месяц, год ]

    [ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

    1. Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ
    2. Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
    3. Примерная форма ответа на требование прокурора о предоставлении документов (документы передавались органам прокуратуры ранее в связи с проведением проверки)
    4. Разработана: Компания «Гарант», март 2017 г.
    5. Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение
    6. «Пселецкая основная общеобразовательная школа»
    7. Пристенского района Курской области

    306217, Курская область, Пристенский район, с.Пселец, ул.Центральная,85

    • тел: (47134) 3-24-46
    • ИНН 4619003195 КПП 461901001
    • БИК 043807001 р/с 40204810900000000867 Банк: отделение Курск г.Курск

    ОГРН 1024600732067 ОКПО 21827896 ОКВЭД 80.21.1

    1. Прокурору Пристенского района
    2. директора МКОУ «Пселецкая ООШ»
    3. ответ на запрос.

    Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

    Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

    • Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
    • В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
    • В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
    • Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

    Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

    • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
    • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

    Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

    Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности.

    Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа.

    Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

      Заявление на аванс в счет заработной платы

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !

    Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

    На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

    Они делятся на две группы:

    • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
    • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

    Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

    Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

    В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

    Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

    Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

    Как оформить письмо-ответ правильно

    Форма ответа может быть:

    • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
    • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)
    Читайте также:  Возврат денег за отказ от туристического тура по закону

    Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

    Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы).

    В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2020 году.

    Какие возможны виды

    Условно письмо-ответ на запрос можно подразделить на 2 основные разновидности:

    Вид
    Положительный ответ на запрос В таком письме организация, куда поступил запрос, выражает свое согласие на предоставление истребуемой информации
    Отрицательный ответ Наоборот, в письме будет содержаться мотивированный отказ от предоставления запрашиваемых сведений
    • Основное отличие этих разновидностей писем – в их содержании.
    • Так, если письмо содержит положительный ответ, в его тексте будет содержаться максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный в запросе вопрос (с указанием ссылок на правовые акты, при необходимости).
    • В конечном счете, у обратившегося контрагента не должно оставаться каких-либо вопросов, если ответ действительно был дан по существу и в полной мере.

    Отрицательный же ответ более краткий, но и он должен содержать мотивированную формулировку, включающую не только причины отказа, но и перечень оснований. Также в отрицательном письме должны содержаться условия, при соблюдении которых организация, сделавшая запрос, сможет все-таки получить нужные сведения.

    Как правильно составить и его образец

    1. Перед составлением ответа следует проинформировать заявителя любым удобным способом о получении запроса по указанным в нем (запросе) контактам – телефону, электронной почте или иным образом.
    2. Далее следует приступить непосредственно к оформлению документа.
    3. Бланк письма можно .

    4. Оформление производится:
    • либо на фирменном бланке организации, предусмотренном для ответов на запросы;
    • либо в свободной форме.
    • Фирменный бланк, как правило, уже содержит в “шапке” наименование организации, дающей ответ, ее юридический адрес, телефон руководителя и поля для простановки исходящего номера документа и даты его составления.
    • При свободной форме все поля придется формировать самостоятельно, а именно:
    • Слева вверху необходимо написать полное название предприятия, дающего ответ, с указанием организационно-правовой формы, адрес нахождения, контактный телефон, дату и номер исходящего документа, а также его наименование – “Ответ на письмо-запрос (номер письма) от (дата регистрации запроса)”.
    • В правом же верхнем углу ставится должность и ФИО должностного лица, кому направляется ответ, и наименование организации, куда он направляется.
    1. Обращение к должностному лицу.

    По центру пишется обращение к лицу, которому направляется ответ. Например, “Уважаемая Марина Сергеевна”.

    Далее нужно написать сам ответ на запрос – положительный или отрицательный (подробности написания формулировки см. далее).

    Если в ответе на запрос требуется предоставить заявителю копии каких-либо документов, следует указать их перечень.

    1. Подпись, расшифровка подписи директора организации, давшей ответ.

    Положительно

    Положительная формулировка ответа должна содержать:

    • реквизиты самого запроса (дата и номер его регистрации);
    • пару слов о запросе (основная суть);
    • непосредственно сам ответ.

    К примеру, при запросе покупателем расценок на товары можно ответить следующим образом:

    “В ответ на Ваш запрос от 18 ноября 2020 года № 05-03/273 о предоставлении прайс-листа на новую коллекцию обуви “MaxStyle”, направляем в Ваш адрес актуальный прайс-лист (см. приложение на 5 листах)”.

    Отрицательно

    При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать:

    • как и при положительном ответе – реквизиты и краткую суть сделанного запроса;
    • причину, на основании которой отклоняется просьба;
    • обоснование причины (со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты).

    Письменный ответ на претензию

    Письмо – запрос. Примеры и бланки

    В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
    Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

    Нюансы составления письма

    Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

    Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

    При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

    Скачать бланк и образец письма – запроса

    Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

    Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

    4. Примеры различных писем – запросов

    Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
    — О предоставлении информации
    — О предоставлении документов
    — В налоговую
    — В банк
    — Письмо-запрос акта сверки
    — О подтверждения необходимой информации

    Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
    1. Разъяснение мотива.
    2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
    3.

    Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
    4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
    5. Регистрация исходящего документа.
    Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

    Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

    Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.

    Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
    1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
    2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
    3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
    4.

    Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
    5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

    Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

    Письмо-запрос в налоговую

    Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

    Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

    Письмо-запрос в банк

    Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
    Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

    Письмо-запрос акта сверки

    Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

    • Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)
    • Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.
    • Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

    Способы отправки письма – запроса

    Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
    1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

    Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
    2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
    3.

    Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

    Сроки ответа

    Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

    Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
    Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

    Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

    Оставьте комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *